Peut-on suivre le matériel avec les téléphones du personnel sous le RGPD ?

Utiliser les téléphones du personnel pour lire les balises du matériel est efficace. C’est aussi une question légitime pour chaque employé : si mon téléphone transmet ce qu’il entend, mon employeur sait-il où je suis toute la journée ?

La réponse dépend de la configuration. Voici ce que le RGPD demande généralement à un employeur dans cette situation, et comment mettre en place un suivi par téléphone qui le respecte. Il s’agit d’une information générale. Pour votre propre configuration, parlez-en à votre délégué à la protection des données ou à votre conseiller juridique.

Suivre le matériel, pas les personnes

Le choix clé porte sur ce que le téléphone transmet.

• Détections de balises uniquement. Le téléphone indique quelles balises il a entendues. Hirro place l’actif dans une zone. Rien n’est conservé sur la personne qui porte le téléphone.
• Détections de balises et position du téléphone. Le téléphone transmet aussi sa propre position. Cela peut aider, par exemple pour la sécurité des travailleurs isolés, mais ce sont des données personnelles sur l’employé, qui demandent une raison claire.

Hirro prend en charge les deux. Vous réglez le mode par entreprise ou par équipe. Beaucoup d’employeurs commencent par les détections de balises uniquement, parce que cela répond à la question du matériel sans toucher à celle des employés.

Ce que le RGPD demande généralement

Une base légale

La plupart des employeurs s’appuient sur l’intérêt légitime (article 6, paragraphe 1, f du RGPD) pour le suivi du matériel : savoir où se trouvent les biens de l’entreprise est un besoin raisonnable. Cette base vous oblige à mettre en balance votre intérêt et la vie privée du personnel, et plus les données collectées sont légères, plus cet équilibre est facile. Les autorités européennes de protection des données expliquent cette mise en balance pour la surveillance au travail dans l’avis 2/2017 sur le traitement des données sur le lieu de travail.

Ne collecter que le nécessaire

La minimisation des données (article 5, paragraphe 1, c) consiste à collecter ce que la finalité exige, et rien de plus. Si la finalité est « où est le brise-roche », les détections de balises uniquement conviennent naturellement.

Informer les personnes

Le personnel doit savoir ce que fait l’application, ce qu’elle transmet, qui le voit et combien de temps c’est conservé (articles 13 et 14). Une note courte et claire fonctionne mieux qu’une longue politique que personne ne lit.

Vérifier s’il faut une AIPD

Une analyse d’impact relative à la protection des données (article 35) est obligatoire quand le traitement est susceptible d’engendrer un risque élevé, et la surveillance systématique des employés peut en relever. Si vous transmettez la position des téléphones, prévoyez-en une. Votre délégué à la protection des données peut vous dire si les détections de balises uniquement en exigent une dans votre cas.

Respecter les règles nationales du travail

L’article 88 permet aux États membres de fixer des règles supplémentaires pour les données au travail. Dans plusieurs pays, cela signifie associer le conseil d’entreprise ou les représentants du personnel avant d’introduire de nouveaux outils de surveillance.

Un déploiement qui fonctionne

1. Formulez la finalité en une phrase, par exemple « retrouver le matériel sur nos dépôts et chantiers ».
2. Choisissez le mode de confidentialité adapté à cette finalité.
3. Rédigez une note d’une page pour le personnel : ce que fait l’application, ce qu’elle transmet, qui le voit.
4. Convenez du mode avec le conseil d’entreprise ou les représentants du personnel quand c’est requis.
5. Signez l’accord de traitement des données avec votre fournisseur.
6. Faites le point après quelques mois, et ajustez le mode si la finalité change.

Où sont les données

Hirro héberge ses données sur AWS dans l’Union européenne. Chaque client signe un accord de traitement des données standard, en vertu duquel Hirro ne traite les données que sur vos instructions. Nous travaillons à l’obtention de la certification ISO 27001.

Questions

Peut-on suivre le matériel avec les téléphones du personnel sous le RGPD ?

C'est possible quand la finalité est le suivi du matériel, que vous limitez ce qui est collecté, informez le personnel et disposez d'une base légale comme l'intérêt légitime. Faites vérifier votre configuration par votre délégué à la protection des données ou votre conseiller juridique.

Hirro suit-il la position des employés ?

Seulement si vous le choisissez. L'application peut ne remonter que les détections de balises : vous voyez où sont les actifs et rien sur la personne qui porte le téléphone. Si votre politique le permet, vous pouvez aussi remonter la position du téléphone.

Où sont stockées les données ?

Hirro héberge ses données sur AWS dans l'Union européenne, et chaque client signe un accord de traitement des données.

Étape suivante Voyez comment Hirro suit le matériel avec des balises et des téléphones.

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