Insights · Tracking · 3 min lezen
Mag je materieel tracken met de telefoons van medewerkers onder de GDPR?
Ja, als je het zorgvuldig opzet. Het doel is materieel volgen, geen mensen, dus verzamel alleen wat je nodig hebt, vertel medewerkers wat de app doet, en spreek de regels af voor de uitrol. Met Hirro kies je of telefoons alleen tagwaarnemingen melden of ook hun eigen locatie. Dit artikel is algemene informatie, geen juridisch advies.
Door Maarten Tak · · Bijgewerkt
Telefoons van medewerkers gebruiken om tags op materieel te lezen is efficiënt. Het is ook een terechte vraag voor elke medewerker: als mijn telefoon meldt wat hij hoort, weet mijn werkgever dan de hele dag waar ik ben?
Het antwoord hangt af van hoe je het opzet. Hieronder lees je wat de GDPR doorgaans vraagt van een werkgever in deze situatie, en hoe je tracking via telefoons zo opzet dat ze die respecteert. Het is algemene informatie. Bespreek je eigen opzet met je functionaris voor gegevensbescherming of juridisch adviseur.
Volg materieel, geen mensen
De belangrijkste keuze is wat de telefoon meldt.
- Alleen tagwaarnemingen. De telefoon meldt welke tags hij hoorde. Hirro plaatst het asset in een zone. Over wie de telefoon draagt, wordt niets bewaard.
- Tagwaarnemingen en locatie van de telefoon. De telefoon meldt ook zijn eigen positie. Dat kan helpen, bijvoorbeeld voor de veiligheid van alleenwerkers, maar het zijn persoonsgegevens over de medewerker en dat vraagt een duidelijke reden.
Hirro ondersteunt beide. Je stelt de modus in per bedrijf of per team. Veel werkgevers starten met alleen tagwaarnemingen, omdat dat de vraag over materieel beantwoordt zonder aan de vraag over medewerkers te raken.
Wat de GDPR doorgaans vraagt
Een rechtsgrond
De meeste werkgevers steunen voor het volgen van materieel op gerechtvaardigd belang (artikel 6, lid 1, f AVG): weten waar bedrijfsmiddelen zijn is een redelijke zakelijke behoefte. Die grond vraagt dat je je belang afweegt tegen de privacy van medewerkers, en hoe lichter de gegevens die je verzamelt, hoe makkelijker die afweging. De Europese privacytoezichthouders leggen uit hoe die afweging werkt bij toezicht op het werk, in Advies 2/2017 over gegevensverwerking op het werk.
Verzamel alleen wat je nodig hebt
Minimale gegevensverwerking (artikel 5, lid 1, c) betekent dat je verzamelt wat het doel vraagt en niet meer. Is het doel “waar staat de breekhamer”, dan past alleen tagwaarnemingen het best.
Informeer mensen
Medewerkers moeten weten wat de app doet, wat hij meldt, wie het ziet en hoe lang het bewaard wordt (artikelen 13 en 14). Een korte, duidelijke uitleg werkt beter dan een lang beleid dat niemand leest.
Kijk na of je een DPIA nodig hebt
Een gegevensbeschermingseffectbeoordeling (artikel 35) is verplicht als de verwerking waarschijnlijk een hoog risico inhoudt, en systematische monitoring van werknemers kan daaronder vallen. Meld je locaties van telefoons, plan er dan een. Je functionaris voor gegevensbescherming kan zeggen of alleen tagwaarnemingen in jouw geval er ook een vraagt.
Volg de nationale arbeidsregels
Artikel 88 laat lidstaten extra regels opleggen voor gegevens op het werk. In verschillende landen betekent dat dat je de ondernemingsraad of de werknemersvertegenwoordiging betrekt voor je nieuwe monitoringtools invoert.
Een uitrol die werkt
- Beschrijf het doel in één zin, bijvoorbeeld “materieel terugvinden op onze depots en werven”.
- Kies de privacymodus die bij dat doel past.
- Schrijf een uitleg van één pagina voor medewerkers: wat de app doet, wat hij meldt, wie het ziet.
- Spreek de modus af met je ondernemingsraad of werknemersvertegenwoordiging waar dat van toepassing is.
- Teken de verwerkersovereenkomst met je leverancier.
- Evalueer na een paar maanden, en pas de modus aan als het doel verandert.
Waar de gegevens staan
Hirro host zijn gegevens op AWS in de Europese Unie. Elke klant tekent een standaard verwerkersovereenkomst, waaronder Hirro gegevens alleen op jouw instructies verwerkt. We werken toe naar ISO 27001.
Vragen
Mag je materieel tracken met de telefoons van medewerkers onder de GDPR?
Dat kan, als het doel het volgen van materieel is en je beperkt wat je verzamelt, medewerkers informeert en een rechtsgrond hebt zoals gerechtvaardigd belang. Laat je opzet nakijken door je functionaris voor gegevensbescherming of juridisch adviseur.
Volgt Hirro waar medewerkers zijn?
Alleen als je daarvoor kiest. De app kan alleen tagwaarnemingen melden, zodat je ziet waar assets zijn en niets over wie de telefoon draagt. Als je beleid het toelaat, kun je ook de locatie van de telefoon melden.
Waar worden de gegevens bewaard?
Hirro host zijn gegevens op AWS in de Europese Unie, en elke klant tekent een verwerkersovereenkomst.
Volgende stap Bekijk hoe Hirro materieel volgt met tags en telefoons.