Insights · Inventaire · 3 min de lecture
Comment compter le matériel sans inventaire.
Équipez chaque actif d'une balise et laissez les téléphones des personnes qui parcourent déjà vos dépôts et magasins entendre les balises. Chaque passage confirme quels actifs sont où. Le comptage se fait en arrière-plan, chaque jour, si bien que votre registre reste juste entre deux audits, sans que personne ne parcoure les rangées avec un bloc-notes.
Par Maarten Tak · · Mis à jour
Demandez à un responsable du matériel quand le registre était juste pour la dernière fois, et la réponse honnête est souvent « le lendemain de l’inventaire ». Ensuite, les machines passent d’un chantier à l’autre, les outils sont prêtés, les accessoires échangés, et la liste dérive.
Un inventaire complet corrige cela pour une journée. Il retire aussi des gens du travail productif, souvent pendant plusieurs jours, et on le reporte quand l’activité est forte, c’est-à-dire quand la dérive est la pire.
Ce qui se dérègle entre deux inventaires
Le registre n’est pas faux parce que les gens sont négligents. Il est faux parce que sa mise à jour est une tâche séparée du travail lui-même.
- Un groupe électrogène passe d’un chantier à un autre un vendredi après-midi. Celui qui l’a déplacé a mieux à faire que de l’enregistrer.
- Une plaque vibrante part à l’atelier et revient sur un autre dépôt.
- Un niveau laser est prêté à un sous-traitant, et la seule trace est la mémoire de quelqu’un.
Chacun de ces cas est minime. Quelques centaines par an expliquent pourquoi le registre dit une chose et le dépôt une autre.
Compter pendant que les gens travaillent
L’alternative est de faire du comptage un effet secondaire d’un travail qui a lieu de toute façon.
Posez une balise Bluetooth sur chaque actif. Liez-la à l’article de votre registre en deux scans : la balise, puis l’actif. Dès lors, tout téléphone équipé de l’application Hirro qui passe à portée entend la balise et l’enregistre dans la zone ou sur le chantier où elle a été entendue. L’application tourne en arrière-plan, personne n’a besoin de l’ouvrir.
Chaque jour, les gens parcourent déjà le dépôt, le magasin et les chantiers. Chacun de ces passages devient un comptage partiel. En une semaine, la plupart des actifs sont entendus de nombreuses fois.
Travailler à partir des exceptions
Un comptage continu change la nature du travail d’inventaire. Au lieu de tout vérifier, vous vérifiez ce qui n’a pas été entendu.
Fixez un seuil par type d’actif, par exemple 48 heures pour les accessoires sur un dépôt ou deux semaines pour le matériel de réserve en magasin. Tout ce qui dépasse son seuil arrive sur une liste. Cette liste est courte, et c’est celle qui mérite une action : l’actif est sur un chantier où personne ne va, il a été prêté, ou il a disparu.
Gardez votre registre là où il est
Le registre reste dans votre ERP ou votre système de gestion des actifs, que ce soit SAP, Odoo, Microsoft Dynamics ou autre. Chaque balise y est liée à la fiche de l’actif, par un connecteur, l’API ou un export. Hirro ajoute ce que le registre ne peut pas savoir seul : où chaque actif a été entendu pour la dernière fois, et quand.
Ce que devient l’audit annuel
Votre auditeur ou votre assureur voudra peut-être encore un comptage formel. Aucun problème. La différence, c’est le point de départ. Au lieu d’une liste juste il y a un an, vous partez d’une liste où la plupart des actifs ont été entendus ces derniers jours, et vous consacrez l’audit aux exceptions. En Belgique, toute entreprise soumise à l’obligation comptable doit établir au moins une fois par an un inventaire complet de ses avoirs (article III.89 du Code de droit économique).
Par où commencer
Choisissez un chantier ou un magasin, et les types d’actifs pour lesquels le registre inspire le moins confiance. Balisez-les, faites tourner l’application sur les téléphones des personnes qui y travaillent, et comparez après deux semaines la liste des actifs « non entendus » avec votre registre. L’écart mesure la dérive du registre, et indique ce qu’il faut corriger en premier.
Questions
À quelle fréquence une entreprise de construction doit-elle compter son matériel ?
La plupart comptent une ou deux fois par an, parce qu'un comptage manuel coûte cher. Avec des actifs balisés et des téléphones qui les entendent, le comptage tourne chaque jour et l'audit annuel devient la vérification d'une liste à jour.
Peut-on compter le matériel sans parcourir chaque rangée ?
Oui. Les téléphones du personnel équipés de l'application Hirro entendent les balises pendant que chacun fait son travail. Les actifs que personne n'a entendus depuis un certain temps apparaissent sur une liste, et vous ne cherchez que ceux-là.
Un comptage continu remplace-t-il l'audit ?
Il ne remplace pas un audit exigé par votre comptable ou votre assureur, mais il le raccourcit nettement. Vous partez d'une liste où chaque actif a été entendu récemment, et vous vérifiez les exceptions.
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