Insights · Inventaris · 3 min lezen
Hoe tel je materieel zonder voorraadtelling?
Geef elk asset een tag en laat de telefoons van mensen die al over je depots en magazijnen lopen de tags horen. Elke passage bevestigt welke assets waar staan. De telling gebeurt op de achtergrond, elke dag, zodat je register juist blijft tussen audits zonder dat iemand met een klembord de rijen afloopt.
Door Maarten Tak · · Bijgewerkt
Vraag een materieelverantwoordelijke wanneer het register voor het laatst klopte, en het eerlijke antwoord is meestal “de dag na de telling”. Vanaf dan gaan machines van werf naar werf, wordt gereedschap geleend, worden aanbouwdelen gewisseld, en dwaalt de lijst af.
Een volledige telling lost dat op voor één dag. Ze haalt ook mensen van productief werk, vaak voor meerdere dagen, en wordt uitgesteld als het druk is, net wanneer de afwijking het grootst is.
Wat er misloopt tussen twee tellingen
Het register klopt niet omdat mensen slordig zijn. Het klopt niet omdat het bijwerken ervan een aparte taak is naast het werk zelf.
- Een generator verhuist op vrijdagnamiddag van de ene werf naar de andere. Wie hem verplaatste, heeft betere dingen te doen dan het te registreren.
- Een trilplaat gaat naar de werkplaats en komt terug op een ander depot.
- Een laserwaterpas wordt uitgeleend aan een onderaannemer, en het enige spoor is iemands geheugen.
Elk van die dingen is klein. Een paar honderd per jaar verklaren waarom het register iets anders zegt dan het depot.
Tel terwijl mensen werken
Het alternatief is tellen laten meelopen met werk dat toch al gebeurt.
Plak een Bluetooth-tag op elk asset. Koppel hem met twee scans aan het item in je register: de tag, dan het asset. Vanaf dan hoort elke telefoon met de Hirro-app die binnen bereik passeert de tag, en logt hem in de zone of op de werf waar hij gehoord werd. De app draait op de achtergrond, dus niemand hoeft hem daarvoor te openen.
Mensen lopen elke dag al over het depot, door het magazijn en over de werven. Elk van die rondes wordt een gedeeltelijke telling. Na een week zijn de meeste assets vele keren gehoord.
Werk vanuit uitzonderingen
Een doorlopende telling verandert hoe het inventariswerk eruitziet. In plaats van alles na te kijken, kijk je na wat niet gehoord is.
Stel een drempel in per type asset, bijvoorbeeld 48 uur voor aanbouwdelen op een depot of twee weken voor reservemateriaal in een magazijn. Alles voorbij zijn drempel komt op een lijst. Die lijst is kort, en het is de lijst die actie verdient: het asset staat op een werf waar niemand komt, het is uitgeleend, of het is weg.
Hou je register waar het is
Het register blijft in je ERP of assetsysteem, of dat nu SAP, Odoo, Microsoft Dynamics of iets anders is. Elke tag is daar gekoppeld aan het assetrecord, via een connector, de API of een export. Hirro voegt toe wat het register zelf niet kan weten: waar elk asset het laatst gehoord werd, en wanneer.
Wat de jaarlijkse audit wordt
Je auditor of verzekeraar wil misschien nog altijd een formele telling. Geen probleem. Het verschil is waar je begint. In plaats van een lijst die een jaar geleden voor het laatst klopte, start je van een lijst waarin de meeste assets de voorbije dagen gehoord zijn, en besteed je de audit aan de uitzonderingen. In België moet elke boekhoudplichtige onderneming minstens één keer per jaar een volledige inventaris van haar bezittingen opmaken (artikel III.89 van het Wetboek van economisch recht).
Waar begin je
Kies één werf of één magazijn, en de types assets waar het register het minst vertrouwd wordt. Tag die, laat de app draaien op de telefoons van de mensen die er werken, en vergelijk na twee weken de lijst met “niet gehoord” met wat je register zegt. Het verschil toont hoe ver het register is afgedwaald, en wat je eerst moet rechtzetten.
Vragen
Hoe vaak moet een aannemer zijn materieel tellen?
De meeste tellen één of twee keer per jaar, omdat een manuele telling duur is. Met getagde assets en telefoons die ze horen, loopt de telling elke dag en wordt de jaarlijkse audit een controle van een actuele lijst.
Kan ik materieel tellen zonder elke rij af te lopen?
Ja. Telefoons van medewerkers met de Hirro-app horen tags terwijl mensen hun werk doen. Assets die niemand een bepaalde tijd heeft gehoord, verschijnen op een lijst, dus je gaat alleen die zoeken.
Vervangt een doorlopende telling de audit?
Ze vervangt geen audit die je boekhouder of verzekeraar vraagt, maar maakt die veel korter. Je start van een lijst waarin elk asset recent gehoord is, en je controleert de uitzonderingen.
Volgende stap Bekijk hoe Hirro het materieelregister van een aannemer juist houdt.
